{:en}Steering Committee Charter

{:}{:es}Cartelera del Comité Directivo{:}

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Purpose of the Steering Committee

PRIMARY FUNCTIONS

The primary responsibility of the Steering Committee is to adopt a Master Plan for the construction of storm water abatement measures in the community gardens of Community Board 3. The Steering Committee will review and approve RFPs and the selection process for hiring consultants, engineering and design firms.

The Gardens Rising Steering Committee will monitor and review the project status, as well as provide oversight of the project deliverable rollout.

The Steering Committee provides insight on long-term strategies in support of project mandates. Members of the Steering Committee ensure project objectives are being adequately addressed and the project remains under control. In practice these responsibilities are carried out by performing the following functions:

  • Monitoring and review of the project at regular Steering Committee meetings;
  • Providing technical assistance to the project when required
  • Refining project scope as emergent issues force changes to be considered, ensuring that scope aligns with the agreed requirements of project sponsor and key stakeholder groups
  • Resolving project conflicts and disputes, reconciling differences of opinion and approach
  • Formal acceptance of project deliverables.

Approval Responsibilities

The Steering Committee is responsible for approving major project elements such as:

  • Prioritization of project objectives and outcomes as identified in the Gardens Rising project;
  • Deliverables as identified in the Gardens Rising project;
  • Project schedule;
  • Risk management strategies, ensuring that strategies to address potential threats to the project’s success have been identified, estimated and approved, and that the threats are regularly re-assessed;
  • Project management and quality assurance practices.

Steering Committee Membership
The Steering Committee of Gardens Rising shall consist of nine members, who will meet at minimum of once a month.

 Five members of the Steering Committee will be community gardeners elected from the five garden districts within the community gardens of CB3 (see below). The election process of these five members is as follows:

  • 

Each garden group will meet separately to elect their representative on the Steering Committee.
  • 



  • 

Each garden within the group will nominate one gardener to serve on the Steering Committee.

Those gardeners nominated will each address their respective meetings to explain their qualifications and reasons for serving on the Steering Committee.


  • 



  • 

Each garden will have one vote. The gardener receiving the most votes will serve on the Steering Committee. In the event of a tie, all nominees will be eligible to take part in a runoff election. Each garden will have one vote in the runoff. There will successive votes until a clear winner is elected.


  • 



  • 

After the Steering committee representative is elected, there will be a second round of voting to select an alternate to represent the garden group if the representative is unable to attend Steering Committee meetings. The group alternate will have all the voting powers of the group representative at the Steering Committee meetings.
  • 



  • 



Members of steering committee will elect a chairperson and a vice chairperson from amongst themselves. The chairperson will preside over meetings. In absence of the chairperson, the vice chair will preside. In absence of both chairperson and vice chairperson the steering committee members present will elect a meeting facilitator from amongst themselves.
  • 






The other four members of the Steering Committee will have expertise in disciplines germane to the Gardens Rising Project such as: Green Infrastructure, Engineering, Design, Construction and Environmental Impact and Implementation. The Gardens Rising Staff and the Board of Directors of the NYC Community Garden Coalition will select these four members. They will serve at the pleasure of the Executive Director of the New York City Community Garden Coalition.

Role of a Steering Committee member



Steering Committee members are not directly responsible for managing project activities, but provide support and guidance for those who do. They should have a broad understanding of project management issues and approach being adopted.

Additionally, they:

  • Review the status of the project;
  • Ensure the project’s outputs meet the requirements of the grant and key stakeholders;
  • Help balance conflicting priorities and resources;
  • Provide guidance to the project team and users of the project’s outputs;
  • Consider ideas and issues raised;
  • Foster positive communication outside of the Team regarding the project’s progress and outcomes.

 

Steering Committee Meetings

Meeting Schedule and Process


The Team will meet monthly or as required to keep track of issues and the progress of the project’s implementation and on-going statewide support to its stakeholders.

The Steering Committee will follow Robert’s Rules of Order.

Read about our progress here.

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Propósito del Comité Directivo

FUNCIONES PRINCIPALES

La responsabilidad principal del Comité de Dirección es la adopción de un Plan Maestro para la construcción de las medidas de reducción de aguas pluviales en los jardines de la comunidad de la Community Board 3. El Comité Directivo revisará y aprobará solicitudes de propuestas y el proceso de selección para la contratación de consultores, ingenieros y empresas de diseño .

El objetivo del Comité Directivo de Gardens Rising será supervisar y revisar el estado del proyecto, así como proporcionar una supervisión de la implementación del proyecto. 

El Comité de Dirección proporciona información sobre las estrategias a largo plazo en apoyo a los mandatos del proyecto. Los miembros del Comité Directivo aseguran que los objetivos del proyecto se abordan adecuadamente y el proyecto permanece bajo control. En la práctica estas responsabilidades se llevan a cabo mediante la realización de las siguientes funciones:

  • Seguimiento y revisión del proyecto en las reuniones ordinarias del Comité de Dirección;
  • La prestación de asistencia técnica al proyecto cuando sea necesario;
  • Poder cambiar la base del proyecto cuando aparezcan temas emergentes de la fuerza para ser considerado, asegurando que alcance con los requisitos acordados del promotor del proyecto y los grupos de interés clave;
  • Resolución de conflictos y disputas de proyectos, conciliación de las diferencias de opinión y enfoque;
  • La aceptación formal de los entregables del proyecto.

Responsabilidades de aprobación

El Comité de Dirección es responsable de la aprobación de las principales elementos del proyecto, tales como:

  • La priorización de objetivos y resultados identificados en los jardines del proyecto de levantamiento de proyectos;
  • Entregables que se identificaron en el proyecto de Gardens Rising;
  • Cronograma del proyecto;
  • Las estrategias de gestión de riesgos, asegurando que las estrategias para hacer frente a las amenazas potenciales para el éxito del proyecto han sido identificados, previstos y aprobados, y que las amenazas son regularmente re­evaluadas;
  • Gestión de proyectos y prácticas de aseguramiento de la calidad.

Los miembros del comité de dirección
El Comité de Dirección de Gardens Rising estará compuesto por nueve miembros, que se reunirán como mínimo una vez al mes. Cinco miembros del Comité Directivo serán jardineros elegidos de la comunidad de cinco distritos dentro de los jardines de la CB3 (véase más adelante). El proceso de elección de estos cinco miembros es el siguiente:


  • 

Cada grupo se reunirá por separado para elegir a su representante en el Comité Directivo.
  • 



  • 

Dentro del grupo de cada jardín se nombrará a un jardinero para formar parte del Comité de Dirección. 

Esos jardineros nominados se dirigirán a cada uno de sus respectivas reuniones para explicar sus calificaciones y las razones para servir en el Comité Directivo. 


  • 



  • 

Cada jardín tendrá un voto. El jardinero que reciba más votos será miembro del Comité de Dirección. En el caso de empate, todos los candidatos serán elegibles para participar en una segunda vuelta. Cada jardín tendrá un voto en la segunda vuelta. Habrá votaciones sucesivas hasta que se elija un ganador claro.



  • 



  • 

Una vez elegido el representante del comité de dirección, habrá una segunda ronda de votación para seleccionar un suplente para representar al jardín si el representante no pueda asistir a las reuniones del Comité de Dirección. El suplente del grupo tendrá todos los poderes de voto del representante del grupo en las reuniones del Comité Directivo.
  • 



  • 



Los miembros del comité de dirección elegirán un presidente y un vicepresidente entre ellos. El Presidente presidirá las reuniones. En ausencia del presidente, el vicepresidente presidirá. En ausencia de ambos presidente y el vicepresidente de los miembros del comité directivo presentes elegirán un facilitador para la reunión de entre ellos.
  • 






Los otros cuatro miembros del Comité Directivo tendrán experiencia en disciplinas pertinentes a Gardens Rising en proyectos tales como: Infraestructura Verde, Ingeniería, Diseño, Construcción e Impacto Ambiental e Implementación. El aumento de los jardines del personal y de la Junta de Directores del NYC Community Garden Coalition seleccionará estos cuatro miembros. Ellos actuarán a las órdenes del Director Ejecutivo del NYC Community Garden Coalition.

Papel de un miembro del Comité Directivo

Los miembros del comité de dirección no son directamente responsables de la gestión de las actividades del proyecto, pero proporcionan apoyo y orientación para aquellos que lo hacen. Deben tener un amplio conocimiento de los problemas de gestión de proyectos y enfoque adoptado.

Revisan el estado del proyecto;

  • Revisan el estado del proyecto;
  • Aseguran los resultados del proyecto cumplen los requisitos de la concesión y las principales partes interesadas;
  • Ayudan al equilibrio de prioridades y recursos en conflicto;
  • Proporcionan orientación al equipo y los usuarios de los productos del proyecto del proyecto;
  • Consideran la posibilidad de ideas y cuestiones planteadas;
  • Fomentan la comunicación positiva fuera del equipo sobre el progreso y los resultados del proyecto.

Reuniones del Comité Directivo

Calendario y procedimiento de reuniones

El equipo se reunirá mensualmente o según se requiera para realizar un seguimiento de los problemas y el progreso de la ejecución del proyecto y el apoyo continuo a nivel estatal para sus grupos de interés.

El Comité de Direccion seguirá Robert’s Rules of Order.

Lea sobre nuestro progreso aquí.

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